6 giai đoạn chính của kế hoạch triển khai ERP

24 Tháng tư, 2024

Chia sẻ

Việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thể là một công việc phức tạp ảnh hưởng đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp, do đó, việc lên một kế hoạch triển khai thật cẩn thận đóng vai trò rất quan trọng.

Chia nhỏ kế hoạch triển khai thành các giai đoạn, trong đó từng giai đoạn có các mục tiêu cụ thể, rõ ràng sẽ giúp tăng khả năng thành công. Ngược lại, nếu bắt tay vào triển khai ERP mà không xác định rõ phương hướng, phạm vi và cấu trúc dự án thì sẽ có thể gặp phải các vấn đề nghiêm trọng sau này.

Triển khai ERP là gì?

Một hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng trong doanh nghiệp, chẳng hạn như quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng và sản xuất… nhằm gia tăng năng suất và hiệu quả công việc. Triển khai ERP là quá trình từ việc lập kế hoạch, cấu hình cho đến khai thác vận hành một hệ thống ERP hoàn chỉnh. Quá trình này thường kéo dài vài tháng và có độ phức tạp cao vì hệ thống ERP có vai trò hỗ trợ và tự động hóa nhiều chức năng khác nhau.

Để đảm bảo việc triển khai thành công, doanh nghiệp cần làm rõ các yêu cầu của mình, xác định quy trình, sau đó cấu hình hệ thống ERP để hỗ trợ những quy trình đó và kiểm thử nghiêm ngặt trước khi triển khai tới người dùng. Để hoàn thành tốt các bước này theo lịch trình đặt ra, cần lập kế hoạch cẩn thận và áp dụng phương pháp triển khai có cấu trúc, chia theo các giai đoạn.

Dự án Triển khai ERP gồm những giai đoạn nào?

Một dự án triển khai ERP điển hình có thể được chia thành 06 giai đoạn, mỗi giai đoạn có các mục tiêu cụ thể khác nhau.

Mỗi doanh nghiệp là duy nhất, vì vậy các giai đoạn có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố và chúng cũng có thể chồng chéo lên nhau.

06 giai đoạn của dự án triển khai ERP bao gồm Nghiên cứu và Lập kế hoạch, Thiết kế, Phát triển, Kiểm thử, Triển khai và Hỗ trợ.

Giai đoạn 1: Nghiên cứu và Lập kế hoạch

Giai đoạn đầu tiên của dự án triển khai ERP bao gồm việc nghiên cứu và lựa chọn hệ thống, thành lập đội dự án và xác định các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống.

Đội dự án sẽ đảm nhận các vai trò liên quan đến việc triển khai như lập kế hoạch dự án và thời hạn hoàn thành dự kiến; đảm bảo việc phân bổ nguồn lực; ra quyết định về sản phẩm, thiết kế; và quản lý các công việc hàng ngày của dự án.

Đội dự án ERP thường bao gồm nhà tài trợ (người đại diện tài trợ cho dự án đó), quản lý dự án và đại diện của các phòng ban sẽ sử dụng hệ thống đó. Sự tham gia của quản lý cấp cao là rất quan trọng nhằm đảm bảo dự án nhận được nguồn lực và sự hỗ trợ cần thiết để thực hiện các thay đổi trong toàn bộ doanh nghiệp.

Đội dự án cũng có thể thuê chuyên viên tư vấn hoặc đối tác triển khai ERP bên ngoài để cung cấp thêm chuyên môn trong việc thiết kế và cấu hình hệ thống. Ngoài ra, đội dự án cũng nên bao gồm cả các chuyên gia trong nội bộ doanh nghiệp cùng tham gia vào việc triển khai hệ thống, chẳng hạn như đại diện từ bộ phận IT hay một thư ký dự án để lập các báo cáo tùy chỉnh cho người dùng trên toàn doanh nghiệp.

Một trong những mục tiêu ban đầu của đội dự án sẽ là tìm hiểu chi tiết về các vấn đề hiện tại, bao gồm những điểm không hiệu quả của quy trình làm việc và yêu cầu đối với hệ thống ERP.

Nếu đã từng triển khai ERP trước đây, doanh nghiệp có thể đã xác định được các vấn đề chung của doanh nghiệp và các mục tiêu mong muốn khi triển khai, như là việc rút ngắn thời gian đóng sổ tài chính, cải thiện hiểu biết về hoạt động vận hành hoặc việc chuẩn bị cho IPO. Những điều này có thể giúp đưa ra phân tích chi tiết hơn khi xây dựng tài liệu về các quy trình làm việc hiện tại và tăng sự tập trung vào việc phát triển hệ thống.

Đội dự án có thể lựa chọn và triển khai hệ thống ERP khi doanh nghiệp đã có những hình dung rõ ràng về các yêu cầu của mình. Một yếu tố quan trọng cần cân nhắc là nên sử dụng hệ thống ERP triển khai tại chỗ (On-premise) hay hệ thống ERP triển khai trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud).

Đối với hệ thống On-premise ERP, bạn sẽ mua và cài đặt phần cứng và phần mềm ngay tại trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp. Trong khi đó, hệ thống Cloud ERP thường được cung cấp như một dịch vụ đăng ký truy cập qua internet, do đó có thể được triển khai nhanh hơn và yêu cầu ít kỹ năng IT từ nhân sự nội bộ hơn.

Giai đoạn 2: Thiết kế

Sau khi có được các yêu cầu cụ thể và hiểu biết về quy trình công việc hiện tại thì chúng ta có thể bắt tay vào xây dựng thiết kế chi tiết cho hệ thống ERP mới.

Giai đoạn này bao gồm việc thiết kế các quy trình làm việc mới hiệu quả hơn và các quy trình kinh doanh khác liên quan đến hệ thống. Những người dùng (users) cần phối hợp tham gia vào giai đoạn đoạn này vì họ là người hiểu rõ nhất các quy trình làm việc hiện tại. Sự tham gia của họ trong quá trình thiết kế cũng giúp đảm bảo việc đón nhận và sử dụng hiệu quả hệ thống mới sau này.

Việc phân tích sự phức tạp trong quy trình và những điểm khác biệt của doanh nghiệp có thể giúp xác định các yêu cầu tùy chỉnh trên phần mềm ERP hoặc thay đổi quy trình làm việc cho phù hợp với hệ thống. Đội dự án có thể trình bày các vấn đề này với đối tác triển khai hoặc nhà cung cấp phần mềm và yêu cầu họ đưa ra các giải pháp thích hợp.

Giai đoạn 3: Phát triển hệ thống

Với các yêu cầu thiết kế rõ ràng, chúng ta có thể tiến hành giai đoạn tiếp theo của dự án triển khai ERP – Phát triển hệ thống.

Giai đoạn này bao gồm việc cấu hình và tùy chỉnh phần mềm (nếu cần) để hỗ trợ các quy trình làm việc mới, ngoài ra, có thể bao gồm cả việc tích hợp hệ thống với các ứng dụng kinh doanh khác của doanh nghiệp (các ứng dụng mà hệ thống ERP không thay thế được). Nếu sử dụng hệ thống On-premise ERP, doanh nghiệp sẽ cần phải cài đặt phần cứng và phần mềm cần thiết.

Cùng với việc phát triển phần mềm, đội dự án còn cần xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng để giúp người dùng làm quen với hệ thống mới và lên kế hoạch cho việc di chuyển dữ liệu. Việc này khá phức tạp vì liên quan đến việc trích xuất, biến đổi và tải dữ liệu từ nhiều hệ thống, mỗi hệ thống có thể sử dụng các định dạng khác nhau và có thể chứa thông tin trùng lặp hoặc không đồng nhất.

Chúng ta nên xác định dữ liệu nào cần di chuyển trong giai đoạn này, tránh việc di chuyển toàn bộ dữ liệu lịch sử vì nhiều dữ liệu có thể không liên quan.

Giai đoạn 4: Kiểm thử

Việc kiểm thử và phát triển hệ thống có thể tiến hành song song với nhau. Ví dụ, đội dự án có thể kiểm thử các mô-đun và tính năng cụ thể, sửa lỗi hoặc điều chỉnh dựa trên kết quả thu được, sau đó kiểm thử lại; hoặc có thể kiểm thử một mô-đun ERP trong khi phát triển một mô-đun khác.

Sau khi kiểm thử các chức năng cơ bản của phần mềm thì cần kiểm thử nghiêm ngặt toàn hệ thống, trong đó cần để cho một vài nhân viên dùng thử hệ thống trong tất cả các hoạt động hàng ngày của họ. Giai đoạn này cũng gồm cả kiểm thử dữ liệu sau khi di chuyển sang hệ thống mới và đào tạo hướng dẫn sử dụng cho người dùng cuối.

Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều cung cấp các công cụ hỗ trợ đào tạo người dùng trước và sau khi triển khai. Bên cạnh hỗ trợ từ phía nhà cung cấp, doanh nghiệp nên tận dụng các tài liệu hướng dẫn được xây dựng trong giai đoạn phát triển hệ thống. Đây là nguồn tài nguyên rất hữu ích cho công việc hàng ngày của người dùng cuối.

Giai đoạn 5: Triển khai

Đây chính là mục tiêu mà bạn hướng đến: ngày hệ thống được đưa vào hoạt động. Hãy chuẩn bị cho các vấn đề có thể xảy ra, do có nhiều yếu tố thay đổi và có thể một số nhân viên sẽ gặp khó khăn dù cho bạn đã cố gắng chuẩn bị trước cho họ làm quen với sự thay đổi.

Đội dự án nên sẵn sàng để trả lời các câu hỏi, giúp người dùng hiểu hệ thống và cố gắng khắc phục các lỗi phát sinh. Đối tác triển khai của bạn nên có năng lực giúp bạn xử lý các sự cố nếu cần. Người dùng có thể sẽ mất thời gian để thích nghi với hệ thống mới và đạt được năng suất làm việc như mong đợi.

Một số dữ liệu có thể được di chuyển sang từ trước khi triển khai, trong khi một số dữ liệu thông tin khác, như các giao dịch gần đây, nên được di chuyển ngay sang hệ thống mới trước khi đưa vào hoạt động.

Trong khi một số doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai tất cả các mô-đun ERP cùng một lúc, một số khác lại ưu tiên tập trung vào một vài mô-đun quan trọng và thêm các mô-đun khác sau.

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cũng có thể tiếp tục chạy các hệ thống cũ song song với việc triển khai hệ thống ERP mới trong một khoảng thời gian, tuy nhiên điều này có thể tăng chi phí tổng thể của dự án và giảm năng suất của người dùng.

Giai đoạn 6: Hỗ trợ & Cập nhật

Tiếp tục duy trì việc triển khai ERP ngay cả khi đã đưa hệ thống vào hoạt động sẽ giúp đảm bảo sự hài lòng của người dùng và giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích mong muốn.

Đội dự án có thể vẫn chịu trách nhiệm cho hệ thống ERP trong giai đoạn này, nhưng nhiệm vụ chính sẽ là lắng nghe phản hồi của người dùng và điều chỉnh hệ thống cho phù hợp; phát triển và tiến hành cấu hình bổ sung nếu thêm tính năng mới; ngoài ra, cũng cần đào tạo cho nhân viên mới cách dùng hệ thống.

Nếu triển khai hệ thống On-premise ERP, doanh nghiệp sẽ cần cài đặt các bản cập nhật phần mềm định kỳ và có thể cần phải nâng cấp phần cứng sau một thời gian sử dụng. Nếu triển khai hệ thống Cloud ERP thì nhà cung cấp phần mềm của bạn có thể cập nhật phần mềm tự động.

Kết luận

Trên đây là 06 giai đoạn chính khi triển khai một dự án ERP hoàn chỉnh. Hy vọng những thông tin được chia sẻ bởi SSG sẽ giúp các doanh nghiệp nắm được những thông tin cơ bản về những việc cần làm trong mỗi giai đoạn để từ đó có được cái nhìn tổng thể và xây dựng được kế hoạch triển khai hiệu quả.

Đừng ngần ngại liên hệ với SSG để được tư vấn chi tiết hơn nhé!

SSG JSC – Đối tác hàng đầu triển khai tổng thể giải pháp Chuyển đổi số