Chọn sản phẩm ERP theo tiêu chí gì?

Ngày nay, việc ứng dụng ERP trong quản lý và điều hành doanh nghiệp đã trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên việc lựa chọn được một giải pháp ERP phù hợp là rất quan trọng và không phải lúc nào cũng đơn giản.

Khi chọn lựa các sản phẩm ERP, các doanh nghiệp thường tiến hành rất nhiều bước đánh giá, từ đánh giá giao diện, đánh giá tính năng có đáp ứng yêu cầu của mình hay không, sau đó đánh giá về giá cả, chi phí đầu tư...Tuy nhiên, khi có nhiều nhà cung cấp cùng giới thiệu giải pháp cho mình, khách hàng thường cảm thấy lúng túng khi chọn lựa; hoặc khi nhiều sản phẩm đáp ứng yêu cầu về tính năng, giá cả có thể chấp nhận được, nhà cung cấp cũng tốt, vậy thì nên chọn sản phẩm nào, nhà cung cấp nào?

Theo kinh nghiệm, chúng ta nên xem xét một số yếu tố sau trong quá trình chọn lựa sản phẩm:

1. Độ linh động của sản phẩm ERP: Một doanh nghiệp luôn luôn có nhiều thay đổi về quy trình, về kế hoạch, chiến lược kinh doanh, thay đổi về các tiêu chí quản lý...trong quá trình phát triển của mình. Một sản phẩm ERP tốt phải đáp ứng yêu cầu này, giúp cho doanh nghiệp có thể tự thay đổi, điều chỉnh, thiết lập lại phần mềm mà không làm gián đoạn công việc hoặc gián đoạn quá trình sử dụng hàng ngày không những trong giai đoạn triển khai mà còn sau khi vận hành hệ thống chính thức. Điều này giúp doanh nghiệp tránh rất nhiều phiền phức cũng như chi phí phải lệ thuộc vào nhà cung cấp sau khi triển khai xong, nếu hệ thống không linh động, mỗi lần điều chỉnh lại phải yêu cầu nhà cung cấp lập trình lại, phải mất thời gian mà lúc này thì nhà cung cấp yêu cầu trả phí bao nhiêu thì doanh nghiệp cũng đành "ngậm bồ hòn làm ngọt" chi trả bấy nhiêu. Việc thay đổi là điều không tránh khỏi trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, và thường không lường trước được việc thay đổi cái gì, thay đổi bao nhiêu... Do đó, cần phải cân nhắc khi chọn lựa giải pháp để đáp ứng yêu cầu liên tục thay đổi để phát triển của mình.

2. Giao diện có dễ dùng hay không? Hơn 90% người dùng hệ thống ERP hàng ngày đó là các nhân viên tác nghiệp chứ không phải cấp lãnh đạo. Lực lượng nhân viên này hàng ngày nhập liệu, thao tác trên phần mềm và Ban lãnh đạo chỉ kiểm tra số liệu và khai thác các báo cáo. Do đó, một hệ thống ERP được thiết kế với giao diện dễ dùng, dễ thao tác và thân thiện sẽ giúp cho lực lượng đông đảo nhân viên nhanh chóng tiếp nhận và khai thác hơn, sử dụng hiệu quả hơn và giúp giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo huấn luyện. Bên cạnh đó, tâm lý người dùng khi tiếp nhận một hệ thống phần mềm mới, đặc biệt là các hệ thống phần mềm nước ngoài thường cảm thấy phức tạp và lo lắng về khả năng tiếp nhận học hỏi vận hành của mình. Với hệ thống có giao diện thân thiện và dễ dùng sẽ giúp ngừơi dùng hoàn toàn tự tin khi tiếp nhận hệ thống mới. Điều này cũng có nghĩa là doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí mà vừa nhanh chóng đưa hệ thống vào khai thác hơn, giúp cho việc đầu tư ERP có hiệu quả và thu hồi vốn nhanh nhất.

3. Sự tích hợp: Một phần mềm không thể vận hành độc lập mà phải tích hợp và tương tác với các hệ thống khác để giúp cho việc đầu tư về CNTT có hiệu quả hơn. Ví dụ, hệ thống ERP có thể tích hợp với hệ thống Email, hệ thống chat, tương tác với Mobile, hệ thống soạn thảo văn bản như Word, Excel... sẽ giúp cho không những việc đầu tư ERP có hiệu quả mà còn việc đầu tư các hệ thống khác như Word, Excel, Outlook có hiệu quả. Sử dụng tối đa tính năng của toàn bộ phần mềm đã đầu tư. Hơn nữa, với sự tích hợp mạnh mẽ của một hệ thống sẽ cho phép người dùng khai thác số liệu và tương tác, sử dụng mọi nơi và trên nhiều ứng dụng như có thể từ Word, Excel, hay Mobile... Sự tích hợp mạnh mẽ cũng giúp cho người dùng không bị ràng buộc cố định vào hệ thống.

4. Công nghệ có tiên tiến và phổ biến hay không? Một hệ thống ERP phải được thiết kế và phát triển trên nền tảng công nghệ phổ biến và tiên tiến. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tự vận hành, bảo trì hệ thống và khi gặp sự cố cần được giúp đỡ thì có thể tìm được nhiều sự hỗ trợ từ sách báo, từ người dùng khác hoặc từ các chuyên viên kỹ thuật, giảm thiểu chi phí bảo trì hệ thống và giảm thiểu sự ràng buộc vào nhà cung cấp. Hơn nữa, một công nghệ phổ biến giúp doanh nghiệp dễ dàng tuyển dụng nhân sự từ cộng đồng, từ các trung tâm đào tạo hay các trường đại học...